Quanto custa locar equipamentos de TI para empresas em 2027?

Um notebook corporativo novo, com Core i5 de 13ª geração, 16 GB de RAM e SSD de 512 GB, sai hoje entre R$ 250 e R$ 400 por mês na locação. Um desktop de escritório fica na faixa de R$ 190 a R$ 260. Workstation passa fácil de R$ 800.

Esses números respondem à pergunta do título, mas escondem quase tudo o que importa. O mesmo equipamento pode custar 37% a mais ou a menos dependendo do prazo assinado, e os anúncios de “a partir de R$ 160” raramente descrevem a máquina que você imagina. Este guia mostra as faixas reais de 2026, o que mexe no preço e como fazer a conta de locação contra compra sem se enganar.

Como funciona o modelo de locação de equipamentos de TI

A empresa paga uma mensalidade fixa por máquina e a locadora continua dona do ativo. No pacote costumam entrar a entrega com o Windows já instalado, a manutenção e a troca do equipamento em caso de defeito. Ao fim do contrato, o parque é devolvido ou renovado por modelos mais novos.

Na contabilidade, a mensalidade entra como despesa operacional (OPEX) e não como imobilizado. Isso muda o fluxo de caixa de imediato: equipar 30 pessoas deixa de exigir R$ 165 mil de uma vez e passa a custar algo perto de R$ 8 mil por mês.

O mercado também chama esse modelo de HaaS (Hardware as a Service) ou PCaaS. O nome muda, a lógica é a mesma.

Fatores que influenciam o preço da locação

Tipo de equipamento (notebook, desktop, tablet)

Notebook custa mais que desktop de configuração equivalente, porque quebra mais, some mais e desvaloriza mais rápido. Dentro de cada categoria, quem define o preço é a geração do processador e a quantidade de memória.

Aqui 2026 trouxe um complicador. A corrida por data centers de IA drenou a produção mundial de memória RAM e o preço dos notebooks subiu ao longo do ano, com projeções de alta média de 17% para PCs. As locadoras repassam isso nos contratos novos. Quem está cotando agora vai encontrar valores acima dos que um colega fechou em 2025 pelo mesmo modelo.

Prazo do contrato

É o fator de maior peso. Em uma tabela pública que consultamos, o mesmo notebook custa R$ 400 por mês em 12 meses e R$ 250 em 36 meses.

Prazos de 48 meses baixam ainda mais a mensalidade, mas merecem cautela. Quatro anos é muito tempo para um notebook de uso diário, e a multa de rescisão antecipada costuma ser pesada. Se o seu time pode encolher ou o projeto tem data para acabar, pagar mais caro por 12 ou 24 meses sai mais barato no fim.

Volume de máquinas

Muitas locadoras trabalham com pedido mínimo, geralmente 10 equipamentos, e só melhoram o preço unitário a partir de lotes maiores. Abaixo disso, a negociação é caso a caso e o valor por máquina tende a subir.

Serviços agregados (suporte, manutenção, seguro)

Reposição por defeito de fabricação quase sempre está inclusa. Queda, líquido derramado e roubo quase nunca estão. Essa cobertura é cobrada à parte e, para equipe de campo ou em regime híbrido, costuma se pagar na primeira ocorrência.

Verifique também o SLA de troca. “Substituição rápida” sem prazo em horas úteis no contrato não quer dizer nada.

Exemplos de faixas de preço por categoria de equipamento

Valores de referência coletados em tabelas públicas de locadoras brasileiras em 2026, por unidade e por mês:

Para tablets, não encontramos tabelas públicas confiáveis. O preço varia demais entre um modelo de coleta de dados e um iPad, então peça cotação.

Cuidado com o “a partir de”. As ofertas mais baratas quase sempre são de máquinas seminovas com 8 GB de RAM, o que em 2026 já é apertado para Teams, navegador e um ERP abertos ao mesmo tempo. Pior: ainda existem propostas de contrato longo que listam Windows 10 Pro. O suporte ao Windows 10 terminou em outubro de 2025, então exija Windows 11 Pro por escrito e confira se o hardware atende aos requisitos mínimos do Windows 11.

Locação x compra: comparativo de custo total (TCO)

Comparar a mensalidade com o preço de vitrine é o erro mais comum. Somando 36 parcelas, a locação quase sempre custa mais que a máquina. A conta só fica honesta quando entram os custos que a compra esconde.

Exemplo simplificado para um notebook de R$ 5.500, em 36 meses:

No Lucro Real, a mensalidade é dedutível por inteiro, enquanto a compra só abate a depreciação ao longo de cinco anos. Por isso a locação empata ou vence por pouco.

No Lucro Presumido e no Simples essa dedução não existe. Nesses regimes a compra ganha no papel, e a decisão passa a depender de caixa, previsibilidade e de quanto vale não ter a equipe de TI consertando notebook. É uma resposta menos empolgante do que os folhetos das locadoras prometem, mas é a correta. O detalhamento está no comparativo de locação de notebooks corporativos x compra.

Um ponto novo para 2026: a reforma tributária passa a cobrar CBS e IBS sobre locação de bens móveis a partir de 2027, operação que hoje não paga ISS. Contrato de 36 meses assinado agora atravessa essa transição. Leia a cláusula de reajuste por alteração tributária e leve o assunto ao seu contador antes de assinar.

Como calcular a economia para sua empresa

Use o mesmo roteiro da tabela, com os seus números:

1. Levante o preço de compra do modelo exato cotado na locação.
2. Some garantia estendida, seguro e as horas internas gastas com preparo, manutenção e descarte.
3. Aplique o custo do dinheiro da sua empresa sobre o valor imobilizado.
4. Desconte um valor de revenda realista (15% a 20% do preço após três anos).
5. Aplique o efeito fiscal do seu regime tributário aos dois lados.
6. Compare com a mensalidade multiplicada pelo prazo, incluindo o seguro opcional.

Se a diferença for pequena, o desempate é operacional. Empresas com alta rotatividade, operação em várias cidades ou TI enxuta tendem a ganhar com a locação mesmo quando o custo nominal é um pouco maior.

Perguntas frequentes (FAQ)

Quanto custa alugar um notebook para empresa em 2026?

Entre R$ 160 e R$ 200 por mês para modelos de entrada ou seminovos, e de R$ 250 a R$ 400 para notebooks corporativos novos com 16 GB de RAM. O prazo do contrato e o volume de máquinas são os fatores que mais alteram o valor.

Locar equipamentos de TI é mais barato que comprar?

Depende do regime tributário. No Lucro Real, a dedução integral da mensalidade costuma igualar ou superar a compra. No Lucro Presumido e no Simples, a compra tende a custar menos no papel, e a vantagem da locação fica no caixa preservado e nos serviços inclusos.

O que está incluso na mensalidade da locação?

Em geral, o equipamento configurado, manutenção e substituição por defeito. Seguro contra roubo e dano acidental, periféricos e licenças como Microsoft 365 normalmente são cobrados à parte.

Qual o prazo mínimo de um contrato de locação de TI?

O mais comum é 12 meses, com opções de 24, 36 e 48. Existe locação diária ou mensal para eventos e projetos curtos, com custo unitário bem mais alto.

A locação de equipamentos pode ser deduzida do Imposto de Renda?

Sim, para empresas no Lucro Real, desde que os equipamentos sejam usados na atividade da empresa. A mensalidade entra como despesa operacional e reduz a base do IRPJ e da CSLL.

Solicite uma cotação sob medida

Tabela pública serve para ter ordem de grandeza. O preço que vale é o do seu volume, do seu prazo e da configuração que o seu time precisa. Solicite uma cotação personalizada de locação de equipamentos de TI e receba a proposta já com o comparativo de TCO contra a compra.